10 مهارت اساسی در مذاکره: هدایت برای رسیدن به توافقات بهتر - کشتی کروز

1. ایجاد رابطه (Rapport-Building)

اولین قدم در هر مذاکره ای، ایجاد یک رابطه انسانی با طرف مقابل است. وقتی بتوانید ارتباطی محبت آمیز و صمیمانه برقرار کنید، طرف مقابل کمتر شما را به عنوان دشمن می بیند و تمایل بیشتری به همکاری خواهد داشت. برای این کار می توانید از راه های زیر بهره ببرید:

• قبل از آغاز مذاکره چند دقیقه ای درباره موضوعات غیرکاری صحبت کنید. این کار یاری می نماید تا یخ بین شما و طرف مقابل شکسته گردد.
• در همان سمت میز بنشینید تا حس همدلی بیشتری ایجاد گردد. این کار باعث می گردد احساس کنید در یک تیم هستید.
• نوشیدنی یا خوراکی به همراه داشته باشید. یک فنجان قهوه یا یک بشقاب میوه می تواند فضایی محبت آمیز تر ایجاد کند.
• لبخند بزنید و تماس چشمی برقرار کنید. این کارها نشان دهنده علاقه شما به برقراری ارتباط انسانی است.

2. شنیدن فعال (Active Listening)

یکی از مهم ترین اصول در مذاکره، شنیدن فعال است. یعنی به جای تسلط بر تبادل نظر، به دقت به حرف های طرف مقابل گوش دهید و نشان دهید که به نظرات او اهمیت می دهید. این کار باعث می گردد طرف مقابل احساس کند که شما به او احترام می گذارید و این باعث افزایش احتمال رسیدن به توافق می گردد. به یاد داشته باشید:

• بیشتر از آنچه صحبت می کنید، گوش دهید. این کار باعث می گردد که از احتیاجها و خواسته های طرف مقابل بهتر مطلع شوید.
• قبل از پاسخ دادن، کمی مکث کنید. این مکث کوتاه نشان دهنده توجه شما به سخنان طرف مقابل است.
• نکات مهمی که طرف مقابل مطرح می نماید را یادداشت کنید. این کار نشان می دهد که به حرف های او اهمیت می دهید.
• بازخورد بدهید. به عنوان مثال، بگویید: اگر درست فهمیده باشم، شما می گویید که… و سپس نکته ای را که شنیده اید بازگو کنید.

3. آینه کردن (Mirroring)

یکی دیگر از روش های موثر در مذاکره، آینه کردن رفتارها و گفتارهای طرف مقابل است. این کار باعث می گردد طرف مقابل احساس راحتی و اعتماد بیشتری نسبت به شما پیدا کند. برای این منظور:

• به کلمات و جملاتی که طرف مقابل به کار می برد، دقت کنید و از آنها بهره ببرید. به عنوان مثال، اگر او از یک اصطلاح خاص استفاده می نماید، شما هم همان اصطلاح را به کار ببرید.
• حرکات و ژست های او را به طور طبیعی تقلید کنید. به عنوان مثال، اگر او دست هایش را روی میز قرار می دهد، شما هم به همین شکل عمل کنید.
• سرعت و تن صدای طرف مقابل را مطابقت دهید. اگر او با صدای آرام صحبت می نماید، شما هم سعی کنید با صدای آرام پاسخ دهید.
• از زبان بدنی مشابه بهره ببرید. اگر او به جلو خم شده است، شما هم به جلو خم شوید تا احساس نزدیکی بیشتری ایجاد گردد.

4. عینیت احساسی (Emotional Objectivity)

در هنگام مذاکره، حفظ عینیت و کنترل احساسات بسیار مهم است. اگر احساسات خود را نشان دهید، ممکن است نقاط ضعف شما برملا گردد و این می تواند به ضرر شما تمام گردد. برای این کار:

• در صورت احساس اضطراب یا خشم، یک مکث کوتاه داشته باشید و نفسی عمیق بکشید. این کار به شما یاری می نماید تا آرامش خود را حفظ کنید.
• در صورت لزوم، یک وقفه کوتاه برای استراحت درخواست کنید. این وقفه می تواند به شما زمان بدهد تا دوباره تمرکز کنید.
• قبل از پاسخ دادن، سه ثانیه مکث کنید. این مکث کوتاه به شما زمان می دهد تا فکر کنید و واکنشی مناسب نشان دهید.
• به یاد داشته باشید که هدف اصلی شما رسیدن به توافق است، نه پیروزی در بحث. این دیدگاه به شما یاری می نماید تا آرامش خود را حفظ کنید.

5. توانایی ترک مذاکره (Ability to Walk Away)

همواره این نکته را در فکر داشته باشید که توافق نکردن بهتر از توافق بد است. باید به خوبی بدانید که حداقل پذیرش شما چیست و اگر طرف مقابل نتواند آن را تامین کند، آماده باشید که مذاکره را ترک کنید. برای این منظور:

• حداقل اندازه قابل قبول خود را قبل از مذاکره روی کاغذ بنویسید. این کار به شما یاری می نماید تا در طول مذاکره به وضوح بدانید چه چیزی را قبول می کنید و چه چیزی را نه.
• در صورت احتیاج، جمله ای مثل متاسفانه، نمی توانم با این شرایط موافقت کنم را تمرین کنید. این جمله به شما یاری می نماید تا در صورت لزوم مذاکره را ترک کنید بدون اینکه احساس گناه کنید.
• به خودتان یادآوری کنید که همواره گزینه های دیگری وجود دارد. این دیدگاه به شما اعتماد به نفس بیشتری می دهد.
• از دیگران مشاوره بگیرید. اگر مطمئن نیستید که باید مذاکره را ترک کنید یا نه، با کسی که به او اعتماد دارید مشورت کنید.

6. خلاقیت (Creativity)

برای دستیابی به توافقی که برای هر دو طرف سودمند باشد، احتیاج به خلاقیت دارید. سعی کنید خارج از چارچوب فکر کنید و راه چاره های نو و غیرمعمول ارائه دهید. برای این منظور:

• از طرف مقابل بپرسید که چه چیزهایی برای او اهمیت دارد. این سوال می تواند به شما یاری کند تا احتیاجها و خواسته های واقعی او را بشناسید.
• پیشنهادهایی مانند تمدید پشتیبانی، دسترسی زودهنگام به ویژگی ها و خدمات ویژه را آنالیز کنید. این نوع پیشنهادات می تواند به شما یاری کند تا به توافقی برسید که برای هر دو طرف رضایت بخش باشد.
• از تجربیات گذشته خود بهره ببرید. اگر در گذشته با موقعیت مشابهی روبرو شده اید، به یاد بیاورید که چگونه آن را حل نموده اید.
• از دیگران ایده بگیرید. مشاوره با همکاران یا دوستان می تواند به شما ایده های نوی بدهد که به تنهایی به آنها فکر ننموده اید.

7. معین هدف های واضح (Setting Clear Goals)

داشتن هدف های معین و واضح در مذاکره بسیار مهم است. باید بدانید که چه می خواهید و چرا آن را می خواهید. این کار به شما یاری می نماید تا در طول مذاکره تمرکز خود را حفظ کنید و از مسیر اصلی منحرف نشوید. برای معین هدف های واضح:

• قبل از آغاز مذاکره، فهرستی از اهداف خود تهیه کنید. این فهرست به شما یاری می نماید تا همواره به یاد داشته باشید که چه چیزهایی برای شما اهمیت دارد.
• اهداف خود را به صورت شفاف و معین بیان کنید. به عنوان مثال، به جای گفتن من می خواهم پول بیشتری دریافت کنم، بگویید من می خواهم حقوقم 10 درصد افزایش یابد.
• اهداف خود را با اهداف طرف مقابل مقایسه کنید. این کار به شما یاری می نماید تا بفهمید که چگونه می توانید به توافقی برسید که برای هر دو طرف سودمند باشد.
• اهداف خود را به صورت اولویت بندی شده بیان کنید. این کار به شما یاری می نماید تا در صورت لزوم بتوانید از بعضی اهداف کمتر مهم صرف نظر کنید.

8. مدیریت زمان (Time Management)

زمان در مذاکره نقش بسیار مهمی دارد. مدیریت صحیح زمان می تواند به شما یاری کند تا به برترین نتایج برسید. برای مدیریت بهتر زمان در مذاکره:

• قبل از آغاز مذاکره، زمان محدودی برای هر بخش معین کنید. این کار به شما یاری می نماید تا مذاکره را به صورت سازمان یافته پیش ببرید.
• از هدر دادن زمان جلوگیری کنید. به عنوان مثال، اگر بحثی به نتیجه نمی رسد، بهتر است به موضوع دیگری بپردازید و بعداً به آن بازگردید.
• زمان های استراحت کوتاه داشته باشید. این استراحت ها به شما یاری می نماید تا دوباره تمرکز کنید و انرژی خود را بازیابی کنید.
• در صورت لزوم، مذاکره را به جلسات بعدی موکول کنید. این کار به شما زمان می دهد تا درباره نکات مطرح شده بیشتر فکر کنید و راه چاره های بهتری پیدا کنید.

9. شناخت فرهنگ ها (Cultural Awareness)

شناخت و احترام به تفاوت های فرهنگی در مذاکره های بین المللی بسیار مهم است. هر فرهنگ دارای نکات و روش های خاص خود در مذاکره است که باید به آنها توجه گردد. برای پیروزیت در مذاکره های بین المللی:

• پیش از مذاکره، درباره فرهنگ طرف مقابل تحقیق کنید. این کار به شما یاری می نماید تا بهتر بفهمید که چگونه باید رفتار کنید.
• از اشتباهات فرهنگی جلوگیری کنید. به عنوان مثال، در بعضی فرهنگ ها، تماس چشمی بیش از حد ممکن است به عنوان بی احترامی تلقی گردد.
• به زبان بدنی توجه کنید. حرکات و ژست ها در فرهنگ های مختلف معانی متفاوتی دارند.
• اگر با زبان طرف مقابل آشنا نیستید، از مترجم حرفه ای بهره ببرید. این کار به شما یاری می نماید تا از سوء تفاهم ها جلوگیری کنید.

10. تحلیل قدرت (Power Analysis)

شناخت قدرت های موجود در مذاکره و استفاده صحیح از آنها می تواند به شما یاری کند تا به نتایج بهتری برسید. برای تحلیل بهتر قدرت در مذاکره:

• منابع قدرت خود را بشناسید. به عنوان مثال، اطلاعات، تجربه و شبکه های ارتباطی شما می توانند منابع قدرت باشند.
• منابع قدرت طرف مقابل را تحلیل کنید. این کار به شما یاری می نماید تا بفهمید که چگونه باید رفتار کنید.
• به تعادل قدرت توجه کنید. در صورت احتیاج، سعی کنید از منابع قدرت خود به نفع خود بهره ببرید.
• در صورت عدم تعادل قدرت، در پی راه چاره هایی برای ایجاد تعادل باشید. به عنوان مثال، می توانید از یک مشاور مستقل یاری بگیرید.

با تسلط بر این ده مهارت، می توانید در مذاکرات خود پیروز تر عمل کنید و به توافقاتی برسید که برای هر دو طرف رضایت بخش باشد. مذاکره یک هنر است و با تمرین و به کارگیری این مهارت ها، می توانید این هنر را به خوبی در خود پرورش دهید. به یاد داشته باشید که هر مذاکره ای یک فرصت برای یادگیری و رشد است، پس از هر تجربه به عنوان یک فرصت برای بهبود بهره ببرید.